数字档案室建设方案
数字档案室建设方案【1】
根据绍兴市档案局《绍兴市直部门、单位20**年数字档案室建设工作计划》，我办拟于20**年12月前完成数字档案室建设及申报和认定工作。为此项工作得到全面落实，特制定方案如下：
一、指导思想
以党的十七届四中全会、省委十二届六次全会、市委六届八次会议、全省和全市档案工作会议精神为指导，以坚持科学发展，积极适应“四个变化”，实现“四个转移”为重点，以加强档案基础业务建设和档案队伍建设，以人防发展和绍兴经济社会发展服务为目标，促进绍兴人防事业的发展。
二、目的要求
按照绍兴市档案局关于开展数字档案室建设工作的通知要求，我办的数字档案室建设要本着“少花钱，多办事，办好事”的原则，既要确保数字档案室建成后的质量达到优秀等级，又要确保我办数字档案室建设在2010年12月建成，为我办档案室省三级达标打好基础。
三、方法步骤
具体分三个阶段实施：
(一)准备阶段(20**年3月—20**年4月上旬)：
1、成立数字档案室建设领导小组。
组 长：李幼兴
副组长：李根法 傅仕法
成 员：何铁峰、金近、任明、王韵芳、刘笑、张莘昕
领导小组下设四个工作小组，即综合协调组、设备保障组、网络建设组、档案扫描组。傅仕法同志为综合协调组组长，任明同志为设备保障组组长，何铁峰同志为网络建设组组长，金近同志为档案扫描组组长。
2、明确分工：
(1)综合协调组的主要任务：
①负责实施计划的制定
②建立数字档案室相关规章制度
③负责各组之间的协调;负责与市档案局的联系
④负责数字档案室的申报和认定事宜
(2)设备保障组的主要任务：根据数字档案室建设的需要配置设备设施。
(3)网络建设组的主要任务：
①协助综合档案室完成网络原文版档案管理软件的安装开通;
②协助综合档案室完成档案室计算机与本办办公自动化系统的连接;
③启用OA系统发文管理模块中本办电子文件的流转;
④按照政府信息公开条例要求，在本办互联网上公布相关文件。
(4)档案扫描组的主要任务：协助综合档案室完成目录数据库和全文数据库建设。
(二)实施阶段(20**年4月-20**年11月)：
市档案局《关于开展数字档案室建设工作的通知》明确，市档案局将对数字档案室建设工作进行统一部署、统一规范、统一指导，因此在实施阶段，各组的职责就是根据市档案局的统一部署开展各项工作，协调组负责数字档案室建设工作的进度。
(三)申报和认定阶段(20**年12月)：
整理数字档案室建设的申报材料，起草数字档案室建设认定报告，接受市档案局的验收和认定确保验收认定达到优秀等级。
附件：绍兴市人防办数字档案室建设目标任务分解表
二○**年三月二十八日
附件：
绍兴市人防办数字档案室建设目标任务分解表
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认定项目
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认定内容
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工作措施
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责任人
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一、管理体制
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（一）组织领导
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1、将数字档案室建设列入议事日程，列入有关人员的岗位职责，及时解决人、财、物等实际问题。
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成立办公室数字档案室建设领导小组，及时解决人、财、物等实际问题
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李根法
傅仕法
何铁峰
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2、数字档案室建设纳入本单位信息化建设总体格局之中。
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数字档案室建设纳入本单位信息化建设规划
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（二）机构、人员、经费
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1、落实了数字档案室管理人员，并相对稳定。
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配备与数字档案室工作量相适应的管理人员
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李根法
傅仕法
刘 笑
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2、管理人员经过计算机技能培训并具备实际工作能力。
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档案室管理人员经计算机培训，能实际操作
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（三）管理制度
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建立健全本单位数字档案室管理制度，包括电子文件归档制度，档案数字化规程（技术标准），档案安全保密制度，档案数据网上查询利用制度，档案数据管理维护制度，电子档案鉴定销毁制度，档案数据网和信息设备维护使用制度。）
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建立数字档案室管理制度并坚持严格执行
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傅仕法
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二、设备设施
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(一)硬件配备
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1、配备与数字化档案工作相适应的专用电脑、扫描仪、打印机、光盘刻录机、UPS电源以及数码相机、数码摄像机等。
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及时完成打印机、UPS电源、数码相机、数码摄像机的采购
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任 明
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(二)软件配备
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配备并使用经档案行政管理部门认定的网络原文版档案管理系统，系统应同时具备档案目录数据和全文数据的`采集、管理和利用等功能。
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协助综合档案室完成网络原文版档案管理软件的安装开通
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何铁峰
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(三)网络配备
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档案室计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查阅利用。
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协助综合档案室完成档案室计算机与本办办公办公自动化系统的连接
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何铁峰
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三、档案数字化建设
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（一）目录数据库建设
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1、各类档案录入目录数据库，并实现计算机检索。
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文书档案、业务档案、科技档案、特种载体档案录入文件级和案卷级，会计档案录入案卷级；要求录入完整
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刘 笑
张莘昕
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2、按照《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市数码照片档案管理办法》或行业标准开展录入工作。
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数据录入标准、规范
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（二）全文数据库建设
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1、各类纸质档案经过扫描完成全文数字化。
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保管期限为永久、长期(或30年)的文书档案、业务档案和科技档案，保管期限为永久的会计档案完成全文扫描
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金 近
王韵芳
张莘昕
叶 楠
施羽翔
金兆峰
陆泽华
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2、档案数字化规范、质量符合要求。
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档案数字化规范（扫描分辨率、格式等）质量符合要求
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3、电子档案数据应与其目录数据有效挂接。
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电子档案数据与其目录数据有效挂接
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何铁峰
刘 笑
张莘昕
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（三）多媒体数据库建设
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1、照片档案数字化并符合质量要求。
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保管期限为永久、长期的照片档案数字化
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张莘昕
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2、声频、视频档案数字化并符合质量要求。
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制作一定数量的声频、视频档案并录入特种载体档案目录
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3、多媒体档案数据应与其目录数据有效挂接。
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多媒体档案数据与其目录数据有效挂接
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何铁峰
刘 笑
张莘昕
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（四）电子文件数据库建设
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1、本单位电子文件在办公自动化平台上流转完毕经过归档直接进入档案管理系统，做到各类电子文件完整归档。
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启用OA系统发文管理模块中本办电子文件的流转；及时归档，归档的电子文件收集齐全，整理规范
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何铁峰
刘 笑
张莘昕
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2、电子文件数据应与其目录数据有效挂接。
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电子文件数据与其目录数据有效挂接
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四、数据管理
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1、档案数据网应配备网络安全设备或实施必要的网络安全措施。
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档案数据网配备网络安全设备或实施必要的网络安全措施
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何铁峰
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2、目录数据库、数字化档案应制作三套备份，其中两套在本单位保存（一套联机,一套脱机），一套送市档案馆。
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制作目录数据库和数字化档案的备份三套，其中一套送市档案馆
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刘 笑
张莘昕
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3、档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件。
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归档电子文件存放在专用的电子文件柜（防磁柜）内
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4、各单位应指定专人负责档案数据的维护与管理，确保档案数据的安全。
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明确专人负责档案数据的维护与管理，消除安全隐患
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五、开发利用
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1、实现本单位档案的在线查阅利用，并设置相应查阅利用权限。
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设置相应的查阅利用权限，实现在线查阅利用档案
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李根法
刘 笑
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2、按照政府信息公开条例要求，在本单位互联网上公布相关文件，提供利用服务。
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按照政府信息公开条例要求，在本办互联网上公布相关文件
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张莘昕
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3、按照市委、市政府及市档案局要求，及时向电子文件中心上传报送电子文件。
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及时向电子文件中心上传报送本单位电子文件，上传的电子文件符合要求
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刘笑
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4、通过网络提交年检材料，按时完成网上年检。
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通过网络提交年检材料，按时完成网上年检
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5、大事记、组织沿革、年鉴等编研材料，在网络上提供利用。
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在本办办公办公自动化系统上提供本办的大事记、组织沿革、年鉴等编研材料
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拓展阅读：
数字档案室建设的要求与内容【2】
为进一步夯实档案信息化建设基础，适应档案信息化建设的深入发展，提高档案工作的贡献力，省档案局于20**年出台了《浙江省机关数字档案室建设规范(试行)》;20**年开展规范化数字档案室创建和示范数字档案室评选工作。为配合全省数字档案室建设的全面开展，本文就数字档案室的建设要求、建设内容等作一简要介绍，以供参考。
一、数字档案室建设要求与原则
数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。它不能简单地等同为购置或开发一款档案管理软件，或开展档案数字化工作。
(一)数字档案室的建设要求
数字档案室的建设要求是以档案目录数据库和全文数据库为基础，以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体，以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点，以机关各类档案信息资源(包括业务电子数据)的规范管理和有效利用为目标。
(二)数字档案室的建设原则
数字档案室的建设应该遵循以下主要原则：
1.文档一体化原则，即坚持文档一体化原则来规划数字档案室建设，实现办公信息的顺畅交流。
2.统筹规划原则，即数字档案室是单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成，应纳入单位信息化建设总体格局，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。
3.确保安全原则，即健全各种设施，加强管理，确保档案数据安全与系统安全。
二、数字档案室的建设内容
数字档案室的建设内容主要包括基础设施建设、数字资源建设和制度建设等三大方面。
(一)基础设施建设
基础设施建设是数字档案室建设的基础平台，各机关应本着满足现阶段需要并适当超前的原则，充分估算所需档案存储数据容量、数据操作强度和网络访问量，在选用硬件设备、软件系统和建立网络架构时，适当为今后设备扩充、系统升级和网络扩建留有一定余地。基础设施建设包括：
1.网络建设，即要求建设相对独立的档案数据网，开展档案数据整理加工和存储管理。档案数据网应与互联网物理隔断，视情与办公网和业务网逻辑隔离。但应采取安全措施与办公网、业务网进行数据交换，如可配备专门计算机与单位办公网、业务网连接，开展电子文件收集归档和档案信息查询利用。
2.硬件建设，即配置能满足数字档案海量存储、查询、管理要求的服务器、终端机、扫描仪、磁带光盘等存储备份设备、UPS不间断电源、打印机，等等。
3.软件建设，选择购置运行稳定、安全可靠、与硬件选型相匹配的主流操作系统;选用能满足本单位目录数据、全文数据、多媒体数据管理需要的数据库管理系统。
选用相应的扫描软件，以及Photoshop等图像处理软件;开发选购具备对档案目录数据、全文数据、多媒体数据的采集、加工、管理和利用等基本功能的电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案进馆和报送管理系统、档案查询利用系统等档案管理应用平台，并实现电子文件归档管理系统和档案查询利用系统与办公自动化系统的无缝连接。
(二)数字资源建设
数字资源建设是数字档案室的核心，各单位应建立面向全部室藏档案的符合标准的档案目录数据库、常用和珍贵档案全文数据库、多媒体数据库和归档电子文件数据库，集中存储并管理数字档案数据信息。
1.目录数据库建设，应根据《浙江省省直单位文书档案目录数据库结构与交换格式》要求，准确、完整地实现100%室藏各类档案的电子目录。
2.全文数据库建设，包括纸质档案的数字化和电子文件的归档。其中纸质档案数字化要求按照《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》的要求开展数字化工作，并与目录数据库建立数据挂接;电子文件归档要求根据国家档案局《文书类电子文件元数据方案》、《版式电子文件长期保存格式需求》和《基于XML的电子文件封装规范》的要求实现规范管理。
3.媒体数据库，要求按照国家、省的有关规定，开展照片档案、音像档案的数字化工作和建库工作。
(三)制度建设
制度建设是数字档案室建设健康发展的保障，各单位要建立健全本机关的数字档案室管理制度，具体包括电子文件归档与管理办法、档案数字化技术标准、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴定销毁制度、档案数据网和信息设备维护使用制度等。
1.电子文件归档与管理办法。明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法和质量要求等。
2.档案数字化技术标准。明确各种门类、载体档案进行数字化的具体要求。
3.档案安全保密制度。明确规定电子档案安全管理职责要求和措施方法，网上利用权限的划分标准，以及档案阅读使用范围等。
4.档案数据网上查询利用制度。明确规定网上查询利用档案的范围，查询利用的程序方法及安全要求。
5.档案数据管理维护制度。明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法。
6.电子档案鉴定销毁制度。明确规定电子档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。
7.档案数据网和信息设备维护使用制度。明确规定档案数据网操作管理要求和程序方法，规定计算机等信息设备维护使用要求。
三、数字档案室建设中应重点关注的事项
(一)数据管理与利用
各单位要明确数据管理人员，规范档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法，并通过本机关局域网络、专用网络或其它安全网络开展非涉密数字化档案信息在线查询利用，以及根据需要提供电子邮件或其他通讯方式的非在线查询利用。
(二)安全管理
各单位要明确规定电子档案安全管理职责要求和措施方法，采取计算机病毒防治、网络入侵防护、系统漏洞扫描防护、身份鉴别、访问控制(功能权/数据权限制)、信息加密(传输/存储)、安全审计等手段，健全系统备份、容灾恢复，网上利用权限的划分标准，以及档案阅读使用范围等，提高数字档案室的物理安全、数据安全和保密安全能力。
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