接打电话的礼仪

时间:2017-06-02 14:29:54 职场礼仪 我要投稿

接打电话的礼仪

  打电话在我们的日常生活中运用得很多,那你又知不知道?接打电话也有一套礼仪,下面小编就来给你讲讲吧!

接打电话的礼仪

  打电话时应当遵循什么样的原则?

  1、“通话3分钟原则”;

  (1)在正常的情况下,每一次打电话的全部时间,应当不超过3分钟;

  (2)一般在通话时,都要有意识地简化内容,尽量简明扼要;

  (3)这个原则在许多国家,都要求公务员当作一项制度来遵守。

  2、“铃响不过三声原则”。

  接听电话礼仪的步骤

  (1)及时接听。

  一般情况下应该保证在电话铃响三声之内接听电话,但要避免在电话刚刚响起时就接电话,否则说不定会让对方吓一跳。

  当电话响第二声以后接电话是最合适的时间。

  如果因为其他原因在电话铃响三声之后才接起电话,首先要说声:“对不起,让您久等了!”

  (2)应对谦和。

  拿起话筒后,首先要问好,然后自报家门。

  严禁以“喂”字开头,因为“喂”表示希望先知道对方是谁,等着对方告诉你。

  而且,如果“喂”时语气不好,极容易让人反感。

  所以,接电话时的问候应该是热情而亲切的“您好!”如果对方首先问好,要立即问候对方,不要一声不吭,故弄玄虚。

  至于自报家门,则是为了告诉对方,这里是哪个单位或是哪个部门或是具体哪一位。

  在通话过程中,对打电话的人要谦恭友好,尤其是在打来业务电话咨询或有求于己的时候,更要表现得不卑不亢、热情亲切。

  通话终止的时候,不要忘记向发话人说声“再见”。

  如通话因故暂时中断,要等候对方再拨进来。

  对于重要的客人或上级,要主动拨回去。

  不要扬长而去,也不要为此而责怪对方。

  接到误拨进来的电话,需要耐心、简短地向对方说明。

  如有可能,还要给对方提供必要的帮助,或者为其代转电话,不要生气动怒,甚至出口伤人。

  3.主次分明。

  接听电话的时候,要暂时放下手头的工作,不要和其他人交谈或做其他事情。

  如果你正在和别人谈话,应示意自己要接电话,一会再说,并在接完电话后向对方道歉。

  同时也不要让打电话的人感到“电话打的不是时候”。

  如果目前的工作非常重要,可在接电话后向来电者说明原因,表示歉意,并再约一个具体时间,到时再主动打过去,在通话的开始再次向对方致歉。

  纵然再忙,也不能拔下电话线,或者来电不接就直接挂断。

  这些都是非常不礼貌的行为。

  4.一视同仁。

  极其个别的人,长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”。

  即使接电话时,也极为庸俗地“因人而异”,“对象化”的倾向十分明显。

  他们在接电话时,一开始总是“拿架子”,“打官腔”,先是爱搭不理。

  打电话和接听电话的礼仪?

  一、电话铃响两遍就接,不要拖时间。

  拿起呼筒第一句话先说“您好”。

  如果电话铃响过四遍后,拿起听筒应向对方说:“对不起,让您久等了”,这是礼貌的表示,可消除久等心情的不快。

  如果电话内容比较重要,应做好电话记录,包括单位名称、来电话人姓名、谈话内容,通话日期、时期和对方电话号码等。

  二、电话的开头语会直接影响顾客对你的态度、看法。

  通电话时要注意尽量使用礼貌用词,如“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”等等。

  打电话时,说话态度要和蔼,语言要清晰,即不装腔作势,也不娇声娇气。

  三、打电话时,应礼貌地询问:“现在说话方便吗”?要考虑对方的时间。

  一般往家中打电话,以晚餐以后或休息日下午为好,往办公室打电话,以上午十点左右或下午上班以后为好,因为这些时间比较空闲,适宜谈生意。

  四、打电话、接电话时,如果对方没有离开,不要和他人谈笑,也不要用手后住听筒与他人谈话,如果不得已,要向对方道歉,请其稍候,或者过一会儿再与对方通电话。

  五、对方要找的人不在时,不要随便传话以免不必要的'麻烦,如必要,可记下其电话、姓名、以回电话。

  六、要学会配合别人谈话。

  我们接电话时为了表示认真听对方说话,应不断地说:“是,是”、“好,好吧”等,一定要用得恰到好处,否则会适得其反。

  要根据对方的身份、年龄、场合等具体情况,应付方式各异。

  电话礼仪禁忌有哪些?

  一、禁忌5条

  1、不要和女同事议论一起工作的人。

  2、不要煲电话粥影响别人用电话。

  3、不要用电脑聊天以为别人不知道。

  4、不要对办公室里同事间习惯省略用语不懂装懂。

  5、不要过分坚持自己的意见,世上没有什么太绝对的事。

  二、电话禁忌

  1.职场礼仪禁忌中电话禁忌是很重要的一部分。

  在商务交往中,不允许接电话时以“喂,喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。

  特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”,一个劲儿地问人家“你找谁”,“你是谁”,或者“有什么事儿呀?”

  2.万一对方拨错了电话或电话串了线,也要保持风度,切勿发脾气“耍态度”。

  为了确认对方是否拨错了电话,应先自报一下“家门”,然后再告之电话拨错了。

  对方如果道了歉,应该礼貌的用“没关系”去应对,而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧仔细些”。

  3.如果有可能,不防问一问对方,是否需要帮助他查一下正确的电话号码。

  真的这样做了,说不定还会借机宣传了本单位以礼待人的良好形象。

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